Архивы хранение продуктов

Организация архивного хранения документов

Управление процессом хранения документации в архивах в нашей стране проводится согласно положениям закона РФ №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который был принят 01 октября 2004 г.

В ходе коммерческой деятельности каждого предприятия всегда формируются информационные данные в печатном или электроном виде в определенных объемах. Когда временные рамки их подлинности заканчиваются, они подвергаются систематизации, проводится организация архивного хранения документов.

Разновидности архивного хранения документов

Согласно «Перечню типовых управленческих документов», который был утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, есть определенные группы бумаг, имеющих конкретный срок и даже тип хранения.

Государственные структуры обязаны всегда передавать дела на архивное хранение исключительно в спецподразделения Архивных Фондов России. А коммерческие структуры имеют более богатый выбор способов хранения документации.

В отношении компаний всех имеющихся форм собственности работают следующие критерии:

  • Сроки непосредственного хранения документов определяет только политика делопроизводства самой организации, то есть до того момента, когда минует потребность в актуальности бумаг.
  • Наличие ограниченного времени хранения, что указано в положении Перечня, – 1, 2, 5 и10 лет. При этом сам архив находится в офисе компании.
  • Законодательство о делопроизводстве организаций, занимающихся коммерческой деятельностью, и внутренние корпоративные положения определяют порядок постоянного хранения документов.
  • Допускается как нахождения архивов в филиалах специализированных служб, так и организация системы дел внутри фирмы.

Порядок архивирования

В отношении каждой информационной группы документов ответственный сотрудник, основываясь на нормативно-правовой базе РФ, исключительно в индивидуальном порядке устанавливает конкретные сроки хранения. Всегда составляется подробная опись, где указываются даты изъятия бумаг в архив, а также время окончания срока их хранения. При этом дается ссылка на соответствующее положение действующего закона.

Организация архивного хранения документов внутри компании должна проводиться в локальных зонах или специальных помещениях. Важно наличие систем в виде коробов, архивных папок, боксов и профильного оборудования – каталожных полок, стеллажей. При этом бумаги, имеющие особую ценность, и те, которые несут высокую коммерческую значимость, обязательно размещают в металлических шкафах, где есть сейфовые замки. Когда установленные сроки истекают, уполномоченный сотрудник компании проводит ликвидацию документов и составляет соответствующий акт об уничтожении.

Если для хранения необходим неограниченный период времени, то проводится процедура фондирования с последующей передачей дел в спецучреждения.

Требования по организации архивного хранения документов

Архивное хранение документов подразумевает определенный вариант систематизации бумаг на предприятии, который позволяет придерживаться всех актуальных правил и законодательных норм, чтобы исключить утрату важных данных.

Архив располагают в специальном здании или в изолированном помещении. Недопустима его организация в комнатах с повышенной влажностью и усиленным отоплением. Также он не может находиться возле служб общественного питания, химических и пищевых складов.

Предприятие, которое занимается архивным размещением, должно располагать хранилищем для документов клиентов, комнатой для проведения исследовательских работ. Также в состав должно входить помещение, где принимают бумаги, выполняют их акклиматизацию, здесь же возможно временное хранение носителей информации.

Требования, предъявляемые к хранилищу бумаг

Организация архивного хранения документов требует четкого соблюдения следующих правил:

  1. безопасность во всех отношениях – само помещение должно быть устойчивым к возгоранию, а также защищенным от возможных затоплений, обязательно наличие запасного выхода;
  2. в самой комнате не должно быть магистральных трубопроводов, допускаются только те, которые изолированы посредством защитных приспособлений или материалов;
  3. в архиве может быть только скрытая электропроводка и штепсельные герметичные розетки;
  4. не разрешается применять огонь и любые нагревательные приборы в архиве, как и хранить там продукты питания, а также прочие посторонние предметы;
  5. в помещении должны быть металлические стеллажи передвижного или стационарного типа.

Стеллажи, размещаемые в хранилище, также должны соответствовать ряду определенных требований. Например, главный проход между рядами должен занимать не менее 1,2 м, между стеллажами – 0,75 м. Расстояние от полок, которые стоят параллельно стене, до наружной стены должно быть равно не менее 0,75 м., а между торцом и стеной стеллажа должно быть больше 0,45 м. От нижней полки каждого стеллажа от пола необходимо расстояние в 0,15 м.

На самих стеллажах документы располагают исключительно в связках или коробках. Не допускается нахождение документации на полу или на подоконнике в не разобранном виде.

Стеллажи необходимо располагать только перпендикулярно в отношении стен с окнами и элементов питания. При этом расстояние от источника тепла или окна до стеллажа должно составлять больше 0,6 м. Прилегание стеллажей к тем же источникам тепла и наружным стенам не допускается.

Как правильно хранить документы

Свет в помещении, где хранятся архивы, может быть организован как искусственным, так и естественным путем. Если имеется только природное освещение, то важно полностью исключить попадание прямых солнечных лучей на бумаги. Для этого на окна вешают светозащитные шторы и жалюзи.

Искусственное освещение – это обычно лампы накаливания, обязательно находящиеся в закрытых плафонах. Если используются люминесцентное оборудование, то лучше чтобы это были приборы с небольшим УФ-спектром.

Организация хранения документов всегда подразумевает поддерживания правильного температурно-влажностного режима. Бумажные носители информации хранятся при температуре 17-19°С и влажности воздуха 50-55%. Если данные находятся на пленочных носителях, то влажность воздуха должна составлять 40–45%, температура для черно-белых пленок – около15°С, для цветных – 2-5°С. Если информация размещается на магнитных лентах и дисках, то влажность воздуха в диапазоне 50-65% и температурный режим в 15-20°С будет идеальным.

Источник: orbrm.ru

Хранение документов: виды и особенности хранения документов организации

Сегодня без документов не работает ни одна организация. Отчеты, квитанции, счета, договора – вот лишь небольшой перечень бумаг, которые есть в каждой организации. Очень многие сталкиваются с проблемой хранения документов: нужно ли их хранить, какое место для этого лучше всего определить и т.д. На эти и другие вопросы мы постараемся ответить в данной статье.

Сроки хранения документов

Все документы подразделяются на несколько типов, в зависимости от своего назначения и сроков хранения. Некоторые содержать вовсе не обязательно, так как они теряют свою ценность сразу же после завершения определенной задачи. В то же время, есть бумаги, которые остаются важными на протяжении нескольких лет. Существуют и такие бумаги, которые нельзя уничтожать. Исходя из этого, выделяют такие сроки хранения:

  1. Временный – до десяти лет.
  2. Временный – свыше десяти лет.
  3. Постоянный.

Чтобы определить, к какому сроку хранения относится конкретный документ, проводится специальная экспертиза – оценка ценности бумаг. Она включает:

  1. Постоянное : В эту группу включают документы, которые обладают особым политическим, научным, хозяйственным или культурным значением. Хранение документов этого типа осуществляется на постоянной основе в государственных архивах.
  2. Временное. В эту группу включают документы, которые не имеют культурного или научно-исторического значения, однако обладают практическим значением.
  3. Отбор бумаг, которые планируется уничтожить. Обычно это бумаги, не имеющие ни культурной, ни научно-практической ценности, ни практического значения.
  4. Определение и корректировка сроков хранения документов и важных бумаг.
Читайте также:  Когда собирать одуванчик

Основные виды хранения

  1. Архивное.
  2. Бухгалтерское.
  3. Государственное.

Архивное — включает государственные или бухгалтерские бумаги. Обычно все документы должны храниться не менее пяти лет (к ним могут относиться путевые листы, квартальные отчетности деятельности компании, различные бумаги первичного характера). Отдельные бухгалтерские бумаги — более десяти лет (к ним относятся годовые бухгалтерские отчетности и статистические отчеты). Государственные — от 50 до 75 лет (трудовые договора, книги выдачи трудовых книжек). Существуют также другие документы, которые не подлежат уничтожению – например с информацией о сотрудниках, работавших на предприятии или в конкретной организации.

Помните, что при ликвидации предприятия все документы должны быть сданы в муниципальный или государственный архив.

Требования к архивному хранению документов:

  • соблюдение определенной температуры и влажности во избежание гниения и порчи;
  • световой режим для лучшей сохранности документов и бумаг;
  • соблюдение санитарно-гигиенического режима – исключение появления грязи, грибка в помещении;
  • обеспечение режима безопасности во избежание кражи или намеренного изменения/порчи.

Бухгалтерское — предполагает хранение в офисе или вне такового. Стоит сразу отметить, что внеофисное намного выгоднее офисного, так как позволяет значительно сэкономить на пространстве помещения (кипы бумаг не будут скапливаться в каждом шкафу и на каждой полке), а также поберечь время и силы и не тратить их на постоянную классификацию и отбор документов. Наша компания Rentabox предлагает вам качественные услуги по внеофисному хранению документов. Работая с нами, вы получаете постоянный доступ к бумагам в любое время (наши центры находятся в центре Москвы в удобной доступности, добраться до них можно как на общественном, так и на личном транспорте).

Государственное — содержание в государственных архивах. В государственные архивы документы направляются только после того, как их оформили должным образом: проводилась экспертиза по научной и практической ценности и значимости бумаг, составлялась опись дел и производился их переплет (брошюровка).

Почему выгодно сотрудничать с компанией Rentabox

Сегодня внеофисное хранение документов набирает все большую популярность – оно и понятно, ведь это удобно, эффективно, позволяет экономить время и не отвлекаться от первостепенных задач. Компания Rentabox обладает инновационным оборудованием, необходимыми условиями для содержания всевозможных бумаг. Кроме того, мы соблюдаем все законодательные нормы и требования по хранению документов.

Вот лишь несколько преимуществ внеофисного хранения документов в компании Rentabox:

  1. Уменьшение внеплановой нагрузки на сотрудников (постоянный разбор бумаг).
  2. Полная защита и сохранность.
  3. Значительная экономия средств (оборудование собственного архива в офисе будет стоить в разы дороже).
  4. Освобождение офиса от большого количества неиспользуемых бумаг.
  5. Временное хранение документов вне офиса осуществляется в полном соответствии с законодательными нормами.

Если вы ищете удобный способ содержания важных документов, обращайтесь к услугам нашей компании – мы поможем вам сэкономить ваше время и силы. Звоните уже сейчас и оформляйте заказ!

Источник: www.rentabox.ru

Организация хранения документов в архиве

События хозяйственной жизни организации оформляются и учитываются в первичных, накопительных документах, отражаются в отчетности – налоговой, статистической, ведомственной. По мере накопления количества бумажных документов и отчетности встает вопрос об их хранении. Как хранить документы в архиве организации? Каковы сроки хранения документов? Как заключить договор со сторонним архивом и учесть архивные расходы в БУ? Всегда ли такая услуга носит возмездный характер? Об этом пойдет речь в настоящей статье.

Общие принципы организации архивного дела в России и сроки хранения документов

Работу с архивными документами регулирует ФЗ №125 от 22-10-04 г. Согласно ему архивы создают:

  • госорганы, органы местного самоуправления;
  • компании.

ФЗ вменяет им в обязанность обеспечить сохранность документации, в т.ч. касающейся списочного состава, в продолжение всего срока хранения (ст. 17-1 ФЗ №125). Сроки хранения устанавливаются также ФЗ №125, рядом его статей. Упомянутые в тексте ФЗ списки с указанием сроков хранения документации издаются Росархивом, властными структурами, Банком РФ. Пример: приказ Минкультуры РФ №558 от 25-08-10 г., содержащий сводную информацию по срокам хранения. Относительно АО действует «Положение», в котором особо регламентированы порядок и продолжительность хранения документов Общества. Этот нормативный акт утвержден Постановлением №03-33/пс. ФКЦБ РФ от 16-07-03 г.

Сроки хранения документации БУ подчиняются ФЗ №402 от 06-12-11 г., НУ — НК РФ.

При определении срока хранения документов организации учитываются несколько ключевых моментов:

  1. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные до 2003 г.) сохраняются минимум 75 лет.
  2. Документы, касающиеся списочного состава (оформленные после 2003 г.) сохраняются минимально 50 лет.
  3. Кадровая документация, а именно табели, командировочные удостоверения, списки сотрудников и пр. – 5 лет.
  4. Документы по ОТ и ТБ, т.е. ведомости выдачи ИСЗ, журналы инструктажей, задокументированые несчастные случаи на производстве, списки рабочих на вредных условиях производства – от 12 мес. до 75 лет.
  5. Годовая бухгалтерская и аналогичная отчетность в ФСС – постоянно. Квартальная отчетность в ФСС – 6 лет.
  6. Отчетность в пенсионный Фонд – от 6 лет до 75 лет по перс. учету.
  7. Первичная документация по БУ, учетная политика, отчетность и регистры НУ, сведения о доходах физ. лиц – 5 лет.
  8. Счета-фактуры – 4-летний срок.

Архив компании и сторонний архив

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

  • письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
  • описи в 3 экземплярах;
  • историческая справка компании (только при первом обращении);
  • справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

  • как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
  • кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
  • кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
  • каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
  • в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу. Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Читайте также:  Когда собирать рыжики

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией. По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Учет затрат на хранение документов и регистров

Расходы на хранение документов в собственном архиве компании обычно собираются на счете 26 «Общехозяйственные расходы (ОХР)». Такие затраты могут представлять собой:

  • оплату коммунальных услуг;
  • ремонт помещения;
  • арендные платежи, если здание арендуется организацией;
  • заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.
  • Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
  • Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
  • Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
  • Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
  • Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
  • Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

  • Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
  • Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

  • Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
  • Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
  • Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

В налоговом учете «архивные» затраты относят к прочим расходам, непосредственно связанным с производством и реализацией продукции, как управленческие (ст. 264-1 НК РФ, пп. 18). Суммы включаются в расчеты в целях НУ.

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Источник: assistentus.ru

Организация хранения архивных документов и обеспыливание документов в архиве

Е.А. КОШЕЛЕВА,
зам. директора Центрального государственного архива Московской области (ЦГАМО)
Требования к обеспечению сохранности архивных документов
Охранный режим хранения документов
Ответственность за нарушение архивного законодательства

Для централизованного хранения и использования законченных делопроизводством документов, как отнесенных в установленном порядке к Архивному фонду РФ, так и других архивных документов длитель. ного хранения (свыше 10 лет), в т. ч. документов по личному составу учреждения, образующихся в процессе его деятельности, создается архив учреждения.

В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 22.10.04 № 125.ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации” (далее – Закон об архивном деле) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально.технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов. Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют специально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период. Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

Кроме того, помещения, выделенные для хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00,
см. НАК, № 2 2005
В соответствии со ст. 17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством. Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

Требования к обеспечению сохранности архивных документов

Чтобы обеспечить сохранность архива предприятия, прежде всего необходимо осуществить комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих их поддержание в хорошем физическом состоянии.

Архиву должно быть предоставлено специально построенное или приспособленное здание либо отдельные, изолированные помещения. Недопускается размещение архива в ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно.гигиеническим требованиям помещениях (в частности, подвальных и чердачных), а также помещениях, соседствующих со службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, связанными с хранением или применением химических и взрывоопасных веществ.

Предприятию в соответствии с существующими нормативными актами по организации работы архивов необходимо иметь:

– хранилища для хранения документов;
– помещение для приема, временного хранения, акклиматизации документов;
– помещение для работы исследователей (читальный зал);
– рабочие комнаты для работников архива (причем такие комнаты и помещения для работы исследователей должны быть изолированы от архивохранилищ).

К хранилищу документов предъявляются следующие требования:

– оно должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантированным от затопления, иметь запасной выход;
– в нем не должны проходить газовые, водопроводные, канализационные и другие магистральные трубопроводы. Наличие труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях;
– электропроводка в них должна быть скрытой, штепсельные розетки – герметичными;
– в них запрещается применение огня, нагревательных приборов, хранение пищевых продуктов, курение;
– не допускается размещение посторонних предметов и объектов.

Читайте также:  Кабачковая икра на зиму

Хранилища должны быть оборудованы стационарными или передвижными металлическими стеллажами с соблюдением следующих требований:

– расстояние между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;
– расстояние (проход) между стеллажами – 75 см;
– расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, – 75 см;
– расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) – 45 см;
– расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) – не менее 15 см.

Документы следует размещать на стеллажах в коробках или связках. Не допускается хранение документов на полу, подоконниках, а также в неразобранном виде.

Стеллажи должны устанавливаться перпендикулярно стенам с оконными проемами, имеющим элементы питания, так, чтобы расстояние от окон и источников тепла было не менее 0,6 м. Нельзя размещать стеллажи, шкафы и другие средства хранения документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов архива необходимо приобрести сейфы или металлические шкафы.

Соответствующий режим хранения документов обеспечивается за счет создания условий, исключающих утрату, повреждение и вредные воздействия окружающей среды
Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным. При естественном освещении на окнах должны быть светозащитные шторы или жалюзи, исключающие попадание прямых солнечных лучей на документы. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания взакрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Оптимальный температурно.влажностный режим хранения документов зависит от вида их носителя:

– для документов на бумажной основе – температура 17–19 °С, относительная влажность воздуха 50–55%;
– для документов на пленочных носителях:
а) черно.белых – температура 15 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
б) цветных – температура воздуха 2–5 °С, относительная влажность воздуха 40–55%;
– для документов на магнитных лентах и дисковых носителях – температура 15–20 °С и влажность 50–65%.

В хранилищах необходимо поддерживать стабильную соответствующую нормам температуру и влажность воздуха
Нельзя допускать резких колебаний параметров окружающей среды, т. к. повышенная или пониженная температура и влажность воздуха, а также их резкие изменения отрицательно воздействуют на физическое состояние документов, ведут к их порче и утрате содержащейся в них информации. В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.

Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.

Для обеспыливания коробок и связок архивных дел, стеллажей и всего помещения архива можно использовать бытовой электропылесос
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.

Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.

В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).

При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.

В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

Источник: www.t-gardarika.ru

ЛУЧШЕЕ МЕСТО ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждому предпринимателю известна проблема соблюдения всех нюансов документооборота. Помимо ежедневного составления договоров и накладных, приходится принимать заявления от сотрудников, делать ксерокопии, оформлять документы для налоговых органов и многочисленных контрагентов. В итоге, получаются целые кипы бумаг, которые нужно где-то хранить.

Что делать, если документы занимают слишком много места в офисе? Рекомендуем арендовать склад в «Складовке» и организовать в нем полноценный архив компании!

«Складовка» – это сеть городских складов с комфортными условиями для сохранности документов, оргтехники и других материальных ценностей вашей компании. К вашим услугам комфортные склады от 2 до 22 кв. м. с круглогодичным поддержанием оптимального микроклимата. У нас не бывает сырости, плесени, грызунов и перепадов температуры, а значит, важные бумаги не потеряют своего внешнего вида даже после нескольких лет хранения.

Почему «Складовка», а не архивная компания?

• Это удобнее и дешевле, чем хранение документов в спецхранилище.

• Доступ 24/7 без выходных и праздников. Срочно понадобились документы, хранящиеся в «Складовке»? Вам не придется ждать следующего дня или понедельника, ведь мы открыты для арендаторов в любое время дня и ночи! Попасть в комплекс можно по персональному пин-коду без пропуска и уведомления администрации.

• Удобное расположение. 9 складских комплексов «Складовки» открыты в основных районах Москвы (в пределах МКАД). При этом наши склады находятся не в опасной промзоне, а в благополучных районах с развитой инфраструктурой. В шаговой доступности станции метро и остановки общественного транспорта. Рядом крупнейшие дорожные развязки, на территории каждого склада организован удобный круглогодичный заезд, есть вместительный паркинг и специальная погрузочная зона.

• Возможность оперативного изменения размера склада. Документооборот растет, и есть постоянная нужда в дополнительных площадях? С нами вам не нужно переплачивать за пустые квадратные метры. Специалисты «Складовки» подберут для вас склад нужной площади. Также вы в любой момент сможете изменить размер бокса как в большую, так и в меньшую сторону!

• Конфиденциальность и безопасность. В отличие от архивных компаний, доступ к своим документам в «Складовке» имеете только вы. Никаких посредников и рисков разглашения важной информации! Также на территории складских комплексов постоянно присутствует охрана, организовано видеонаблюдение, установлены датчики движения и пожарная сигнализация.

Оставьте заявку на нашем сайте, и «Складовка» позаботится о надежном хранении документов на максимально доступных условиях!

Источник: www.skladovka.ru